シェアオフィスとは？レンタルオフィスや貸事務所との違い、メリット・デメリットについて解説

シェアオフィスとは？

シェアオフィスは複数の企業や個人がスペースをシェアし、利用するオフィス空間です。同じフロア内にいくつも個室が用意されており、これを複数の企業・個人で利用します。なお、企業にとっては融資を受ける際に、所在地がシェアオフィスでも問題ないのか気になるかもしれません。実際のところ、シェアオフィスでも融資を受けることは可能です。

シェアオフィスと他オフィスの違い

オフィスの形態は多様化しています。ここで、シェアオフィス以外のものについて、違いを含めながら見ていきましょう。

コワーキングスペース

コワーキングスペースもシェアオフィスと同様に、複数の企業や個人でオフィススペースを共同利用します。大きな違いは、シェアオフィスが企業・個人ごとに固室を利用できるのに対し、コワーキングスペースはデスクが個室ではなくオープンである点。使用できる座席自体は固定されていることもありますが、なかには好きな場所を自由に使えるフリーアドレスになっているケースも少なくありません。

レンタルオフィス・サービスオフィス

レンタルオフィスやサービスオフィスも、シェアオフィスのように各企業・個人が契約した個室を利用します。大きな違いは、オフィススペース以外にもさまざまなサービスが提供されていること。例えばプリンターや会議室、秘書サービスなどが利用できます。その他、利用者同士がコミュニケーションを取れるよう、環境整備やイベント実施などがおこなわれているケースも少なくありません。

貸事務所・賃貸オフィス

貸事務所や賃貸オフィスは、賃貸契約に基づき契約者のみが使用できるオフィスです。シェアオフィスのように、同じ場所に他の企業・個人がいるということはありません。ドアをくぐれば、そこは契約者だけのオフィス環境です。

サテライトオフィス

サテライトオフィスとは、本社等から離れた場所にあるオフィスです。営業所や支店などをイメージするかもしれませんが、少々違います。営業所等はあくまで事業拠点として設けられますが、サテライトオフィスは離れていても本社と同じように働ける環境として位置付けられるもの。例えば本社より通勤しやすい人が、少数でそのサテライトオフィスを使用し仕事するといったケースが想定されます。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスはオフィス空間を持たず、建物（あるいは一室）の所在する住所を複数の企業・個人で共同利用するものです。そのため、基本的にその場所で仕事することはありません。なかには会議室が設けられていて使用できたり、法人登記や電話代行、郵送物転送といったサービスを提供していたりする場合もあります。

シェアオフィスのメリット

シェアオフィスとその他のオフィスの違いについて説明しました。ここからは、シェアオフィスのメリットについて紹介します。

コストが抑えられる

例えば賃貸オフィスを借りる場合、敷金や礼金、前家賃、保証委託料、仲介手数料などが初期費用として発生します。これに加え、オフィス環境を整備するのにもコストがかかるでしょう。例えば電気工事やインターネット工事費、内装費などが挙げられます。さらに入居後も月々の賃料だけでなく、光熱費やインターネット費用等が必要です。

一方、シェアオフィスで一般的に発生する初期費用は、入会金や事務手数料、保証料、前家賃などがかかります。ただし、なかには入会金や事務手数料、保証料などが不要ということもあります。また、基本的にデスクやインターネットなど仕事に必要な設備が整っているため、初期費用は大きく抑えられるでしょう。

そして入居後は月額使用料のほか、共益費が発生します。ただし、月額利用料は同じエリアの賃貸オフィスと比べて安く、光熱費などは共益費に含まれます。例えば東京都内でシェアオフィスを利用する場合、1名分のスペースなら月4～6万円程度で済むでしょう。利用人数に応じたスペースの面積によって費用は高くなりますが、それでも賃貸オフィスに比べれば安価にオフィスを持つことが可能です。

すぐに仕事を開始できる

賃貸オフィスは、基本的にスペースのみ借りることになります。例えばデスクや椅子などのオフィス家具、あるいはインターネット通信などの環境は、自分たちで用意しなければいけません。こうした環境準備には、大きな費用が発生します。

しかしシェアオフィスは、仕事に必要となる最低限の設備が整っています。特にパソコンとインターネット通信さえあれば完結する仕事なら、他に用意する必要はないかもしれません。入居後すぐに業務を開始できる点は、シェアオフィスの大きなメリットです。

オフィス規模の拡大・縮小が容易

シェアオフィスの多くは月ごとの契約で利用することになります。そのため、例えば手狭になったことによる規模拡大、あるいは逆に縮小を目的とし、他に移転するのも容易です。シェアオフィスには多様な広さのスペースを用意しているケースが多く見られます。空室があれば、同じシェアオフィス内で異なる広さのスペースに移ることもできるでしょう。住所を変えず規模の拡大・縮小ができるので、事業運営への影響を最小限に抑えられます。

幅広い業界の人と交流ができる

シェアオフィスは、さまざまな業界の企業や個人が利用しています。オフィス空間は個室とはいえ、顔を合わせることは多いでしょう。例えば休憩中に雑談したことから、同じシェアオフィスの利用者同士で交流が生まれることは十分に考えられます。
なかには、普段関わる機会の少ない業界の人がいるかもしれません。そうした異業界の人々と交流すれば、新しいビジネスチャンスにめぐり合ったり、人脈拡大に繋がったりする可能性があるでしょう。

シェアオフィスのデメリット・注意点

シェアオフィスについていくつかメリットをご紹介しましたが、一方でデメリットや注意したい点も存在します。あらかじめ念頭に置き、自社にとって適したサービスなのか検討してください。

オフィスのセキュリティ対策を確認する

シェアオフィスは複数の人が入退室します。そのため、入退室管理や入室制限、防犯カメラの設置など、事前にどのようなセキュリティ対策がおこなわれているか確認しましょう。

情報漏洩のリスクがある

共同エリアで仕事している際、誤って機密情報の書かれた資料を置き忘れてしまったり、あるいは、個室内で電話している内容が外に漏れて聞こえてしまったり、シェアオフィスでは、他利用者へ情報漏洩のリスクがあります。機密情報や個人情報は個室内のみで取り扱うなどの対策が必要です。

周囲の話し声や雑音が気になる

同室内で働く上司・同僚であればいいですが、他社の人たちの話声や作業音が聞こえ、気になってしまうことがあるでしょう。どの程度の防音性があるか、事前に確認しておくと安心です。

一部のサービスは別料金の場合がある

シェアオフィスでは業務スペースの利用以外に、さまざまなサービスを提供しています。例えば会議室を利用したり、自社スペース以外の場所を利用したり。これらのサービスは、必ずしも無料とは限りません。基本プランはスペース利用のみで、他はすべて有料オプションということもあります。プラン内容を十分に確認し、契約内に何が含まれ、何に別途費用がかかるのか確認しておいてください。

サービス縮小、撤退の可能性がある

例えば運営会社がサービスを縮小したことにより、これまで利用していたシェアオフィスを利用できなくなることがあります。企業自体が事業撤退するほか、サービスは継続しても、一部のシェアオフィスのみ畳むこともあるようです。そうなれば、他に仕事のできる環境を探さなければいけません。

シェアオフィスの利用が向いているケース

シェアオフィスは、以下のような人に向いているサービスです。

主に事業規模が少ない、利用者が少数な事業者に適するでしょう。また、スタートアップのように、できるだけコストを抑えて事業を始めたいケースにもおすすめです。また、昨今増えているリモートワーク、副業で所属先の企業外で働ける場所が必要な個人も、シェアオフィスは向いています。

シェアオフィスは法人登記できる？

法人であれば、その住所で登記できるかどうかは大切なポイントです。個人であっても将来的に法人化を視野に入れているなら、できれば登記できる場所が望ましいでしょう。

シェアオフィスの多くは、基本的に登記対応しています。シェアオフィスの所在住所を、自社の本社住所として利用することが可能です。ただし、なかには登記をNGとしているシェアオフィスもありますので、必ず事前に確認しておきましょう。

シェアオフィスにある設備・サービス

シェアオフィスによって詳細は異なりますが、多くのシェアオフィスでは以下のような設備・機能・提供サービスを備えています。

ラウンジ

打合せや会議などに利用できるスペースです。オープンスペースで好きに利用できるほか、予約制となっていることもあります。

コンシェルジュ

来客時など、コンシェルジュが対応してくれます。来客があった際には企業名や氏名等を聞き、内線で知らせてくれることが一般的です。不在時の来客は、戻ってきた際に教えてくれます。

インターネット環境

仕事に必要な高速インターネット通信の環境が整っています。なかには来客者など、利用者以外が使用できるフリー回線を別途用意していることもあるでしょう。

オフィス家具

デスクや椅子、キャビネットなどのオフィス家具は、あらかじめ各個室に備わっています。

会議室・商談スペース

オフィススペースとは別に、会議や商談に使用できる部屋が用意されています。多くの場合は予約制になっており、空いていれば直前でも利用可能です。

複合機

ペーパーレス化が進んでいるものの、まだ紙の書類を使う機会は多いでしょう。シェアオフィスには、利用者が共同で利用できる複合機が用意されています。なお、なかにはオプションサービスとして、使用ごとに課金される場合もありますので注意してください。

ロッカー

シェアオフィス内にモノを保管できる、専用ロッカーが用意されている場合もあります。パソコンのような業務ツールのほか、着替えや飲食物を保管しておくのにも便利です。

空調

シェアオフィスは、基本的にスペース全体が空調管理されて快適に保たれています。

固定電話・電話ブース

各個室に固定電話が引かれていたり、防音性のある電話ブースが用意されていたりするシェアオフィスもあります。固定電話については、専用の電話番号も使用可能です。

シェアオフィスを利用する流れ

シェアオフィスを利用する流れを、下記に簡単にまとめました。

• STEP 1シェアオフィスを探し、内覧する
• STEP 2設備の有無、オフィスの利用方法を確認する
• STEP 3契約内容を確認する
• STEP 4入居審査を受ける
• STEP 5契約する

まずはオフィスを構えたいエリアで、シェアオフィスを探しましょう。気になるシェアオフィスが見つかったら、予約して内覧します。内覧時にはコンシェルジュ等が案内してくれるでしょう。その際、どのような設備があるのか、実際に利用する際はどうすればよいのかなどを確認します。

実際にシェアオフィスの利用を決めたら、契約へと進みます。契約内容については、十分に確認しましょう。解約・退去の規定、契約プランに含まれている設備・サービス等、しっかり見ておかないとあとでトラブルになるかもしれません。

契約内容に同意したら、まずは入居審査を受けます。このとき、入居申込書や身分証明書、法人ならば登記簿謄本や印鑑証明書などを求められるでしょう。また、書類提出後に電話で内容確認がおこなわれることもあります。入居審査を通過すれば、契約を締結してシェアオフィスの利用が開始となります。

まとめ

いかがでしたか？ シェアオフィスは賃貸オフィスと比べて、初期費用やランニングコストを抑えられるメリットがあります。業務に必要な環境が整っているので、入居後すぐ仕事をはじめられるのもメリットでしょう。ただし、情報漏洩やセキュリティリスクなどには注意が必要です。また、運営元の事業撤退などから、いきなり退去を求められるケースも考えられます。

シェアオフィスやレンタルオフィスではなく、自分の事務所を長期的に持っておきたい人には貸事務所・賃貸オフィスがおすすめです。アットホームでは、「貸事務所・賃貸オフィスの物件情報を探す」「小規模オフィス（事務所）特集」など、さまざまなニーズに合った探し方を設けています。ぜひご自身の働き方に合ったオフィスを探してみてくださいね。